Продаж під запис: як вести облік боргів покупців у магазині

Продаж під запис, або продаж у борг, — це коли покупець бере товар зараз, а платить пізніше, і магазин записує борг на нього. Закон це дозволяє. Біда не в законі, а в зошиті: він не каже, скільки всього вам винні, не нагадує і нічого не доводить, якщо покупець скаже «я стільки не брала».

Чи законно продавати в борг

Так. Цивільний кодекс, ст. 694: «Договором купівлі-продажу може бути передбачений продаж товару в кредит з відстроченням або з розстроченням платежу». Ще три речі звідти, які варто знати:

• Ціна — на день продажу. Подорожчав товар, поки борг не сплачено, — сума боргу не змінюється.
• Неоплачений товар можна вимагати назад, якщо покупець прострочив оплату.
• На прострочену суму нараховуються проценти (ч. 5, з посиланням на ст. 536). Крамниці зазвичай їх не вимагають, і краще так і лишити: окремі відсотки чи плата за відстрочку можуть зробити з домовленості кредит з іншими правилами.

Правила, які магазини виробили без жодної програми

Скрізь, де торгують під запис, — від сільської крамниці до міського магазину біля дому, — у власників складається та сама політика, навіть якщо її ніхто не записав:

1. Лише тим, кого знаєте. Сусідам, постійним покупцям, тим, хто вже вчасно повертав.
2. Ліміт на людину. Почніть з невеликої суми й піднімайте після кількох вчасних погашень. Нуль — «в борг не продаємо».
3. Строк. Коротший за місяць: до зарплати, до пенсії, два тижні. Без строку борг стає «колись».
4. Погашення частинами. Краще частина сьогодні, ніж уся сума ніколи; кожну частину записуйте окремо, з датою.
5. Без відсотків і доплат. Під запис — це послуга постійним покупцям, а не заробіток на боргах.
6. Кожен запис — з деталями. Дата, що взяв, за якою ціною, хто продавав. «Оля — 245» за місяць уже ніхто не пояснить.

Як записувати, щоб борг можна було довести

Записи продавця, під якими покупець не розписався, — слабкий доказ. У Білорусі, як писало «Зеркало» 14.01.2024, суд Хойницького району вирішив, що покупниця не мусить сплачувати борг у 2700 рублів: суддя не визнав записи про покупки в борг у журналі продавчині бухгалтерським документом. Це інша країна й інше право, але логіка зрозуміла: запис, який зробила одна сторона, сам по собі не доводить, що друга з ним згодна.

Тому найважливіше правило обліку боргів — покупець підтверджує кожен запис:

• підпис поруч із записом у зошиті;
• повідомлення покупцю з сумою — так роблять цифрові «зошити боргів» в Індії: «SMS на кожен запис — надійний доказ», пише один із них, OkCredit;
• код чи підпис на екрані каси.

І друга копія — у покупця. Виписка «що брав, коли й скільки лишилось» знімає більшість суперечок ще до того, як вони почнуться.

Як нагадувати про борг без сварок

• Заздалегідь, а не після. Нагадування за кілька днів до строку — це турбота; після — це вже стягнення.
• Лише тим, хто погодився. Спитайте, куди зручно отримувати повідомлення, і запишіть згоду.
• Зі способом оплатити. QR-код чи номер картки в повідомленні — і борг закривається без зайвої розмови.
• Ніколи — публічно. Списки боржників на дверях чи в груповому чаті — це і неетично, і може порушувати закон про захист персональних даних.

Коли пробивати фіскальний чек

Це головне питання продажу під запис, і однозначної відповіді на нього закон не дає. Ось що в ньому написано:

• Розрахункова операція — це «приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо» (Закон № 265/95-ВР, ст. 2). Коли товар віддали в борг, грошей ще не прийняли.
• Розрахунки треба проводити «на повну суму покупки (надання послуги)», а розрахунковий документ — «надавати особі, яка отримує або повертає товар» (ст. 3, п. 1–2). Тобто закон пов'язує чек і з прийняттям грошей, і з отриманням товару.
• Для схожого випадку — доставки з післяплатою через експедитора — позиція ДПС така: «Фіскальний касовий чек має бути сформований до відправки товару» (так консультацію ДПС переказує «Дебет-Кредит» у статті від 16.05.2025).
• Провайдер ПРРО Checkbox для післяплати пише інакше: «Чек на післяплату формують у момент остаточного розрахунку», і в ньому має бути повна номенклатура товару з раніше сплаченим авансом зі знаком мінус.

Окремого роз'яснення ДПС саме щодо продажу під запис у магазині ми не знайшли. Тому для свого бізнесу найнадійніше — індивідуальна податкова консультація: її дає ДПС за вашим зверненням, безкоштовно, протягом 25 календарних днів (Податковий кодекс, ст. 52). Запитайте конкретно: коли пробивати чек на товар, відданий під запис, і як оформлювати погашення частинами.

Зошит, таблиця чи каса

Найчастіша біда таблиці — вона живе окремо від продажів: товар пішов, а в таблицю його не внесли. Тому борг найкраще записувати там само, де пробиваєте продаж, — у касі.

Як це буде в The Live Shop POS

Продаж під запис — головна функція нашої каси для продуктового магазину, і зараз вона у розробці. Як ми її будуємо:

• обираєте покупця й натискаєте «В борг» — запис лягає в журнал боргу з товарами, цінами й тим, хто продавав;
• ліміт на покупця і блокування, погашення частинами, виписка для покупця;
• паперова квитанція за замовчуванням не друкується; кому потрібен папір — окремий принтер, як для кухні, або той самий чековий;
• фіскальний чек каса пробиває при оплаті; якщо ДПС роз'яснить інакше, зміниться лише момент чека, а журнал боргу лишиться тим самим;
• запис не можна тихо переписати: виправлення — це окремий запис.

Що з цього вже є і що буде — на сторінці каси для продуктового магазину.

Джерела

Прочитано 23 жовтня 2026 року: Цивільний кодекс України, ст. 694; Закон № 265/95-ВР, ст. 2, 3, 17; Податковий кодекс України, ст. 52 і п. 296.10; Checkbox, «як фіскалізувати передплату й післяплату»; «Дебет-Кредит», 16.05.2025, — про чек при доставці з післяплатою; «Зеркало», 14.01.2024, — про суд у Хойницькому районі; OkCredit — про повідомлення на кожен запис. Це не юридична консультація: правила змінюються, тож для свого випадку перевірте їх у бухгалтера чи в ДПС. Бачите неточність — напишіть нам через сторінку «Про сервіс», ми виправимо й оновимо дату.