Посібник власника: перший запуск каси за 10 кроків

Це покроковий шлях від першого входу до першого чека. Він однаковий для будь-якого магазину — одягу, кав'ярні, ресторану чи квіткового. Те, що стосується лише окремого типу, винесено в окремі посібники, і тут на них є посилання.

Читайте з олівцем: після кожного кроку можна зупинитися й повернутися завтра. Магазин почне продавати вже після четвертого.

Що знадобиться

• Комп'ютер або планшет із браузером — для кабінету власника.
• Логін і пароль власника (пошта + пароль). Їх видає той, хто створював вам магазин.
• Для каси на стійці — та сама адреса в браузері або встановлена програма каси на комп'ютері. Програма потрібна тільки там, де треба друкувати чеки або працювати без інтернету.

Крок 1. Увійти в кабінет

Відкрийте адресу вашого магазину й увійдіть поштою і паролем власника. Ви потрапите на екран «Сьогодні» — це головна сторінка кабінету. Зліва — список розділів: «Товари», «Склад», «Клієнти», «Співробітники», «Налаштування» та інші. Який саме набір ви бачите, залежить від того, що підключено вашому магазину.

Каса на стійці має інший вхід: продавець заходить не поштою, а коротким PIN-кодом. Тому наступний крок — створити людей.

Крок 2. Налаштування магазину

Розділ «Налаштування».

1. «Назва магазину» — те, що побачить покупець на чеку.
2. «ЄДРПОУ / РНОКПП» і «Отримувач» — ваші реквізити. Потрібні, якщо приймаєте оплату переказом або друкуєте чеки.
3. «Тип магазину» — одяг, квіти, кав'ярня. Це поле ви бачите, але не міняєте: від нього залежить, які характеристики мають товари (розмір, колір — чи грами й мілілітри) і як виглядає екран продажу. Якщо тип указано неправильно, зверніться до того, хто створював магазин.
4. «Код для PIN-входу» — коротке слово, яке продавець вводить на касі перед своїм PIN-ом. Воно каже касі, у який саме магазин заходити.
5. «Друк чеків» — чи друкувати чек автоматично після кожного продажу.
6. «Модулі магазину» і «Онлайн-модулі» — перелік того, що підключено: столи, кухня, повернення, фіскалізація. Тут нічого не треба змінювати на старті.

Крок 3. Співробітники

Розділ «Співробітники». Додайте кожного, хто стоятиме за касою.

• Роль «продавець» — працює на касі: продає, приймає оплату, друкує чек.
• Роль «власник» — усе те саме плюс увесь кабінет: товари, склад, звіти, налаштування.
• «Новий PIN (4–6 цифр)» — код, яким людина заходить на касу. PIN у кожного свій: саме за ним у звітах видно, хто що продав.
• Кнопки «Увімкнути» / «Вимкнути» — коли людина йде у відпустку або звільняється. Вимкнений співробітник не може зайти на касу, але всі його минулі продажі лишаються в історії. Саме тому співробітників не видаляють, а вимикають.

Порада. Не давайте двом людям один PIN. Звіт «хто скільки продав» тоді нічого не варта, а розбиратися з нестачею буде нічим.

Крок 4. Товари

Розділ «Товари». Це найдовший крок — далі буде легше.

Кнопка «Додати товар». Що заповнити:

• Назва — як товар називають уголос.
• «Артикул (SKU)» — ваш внутрішній код. Необов'язково, але дуже допомагає шукати.
• «Ціна» — за одиницю.
• «Штрихкод» — якщо товар має заводський штрихкод, введіть або скануйте його. Тоді на касі досить піднести сканер.
• «Варіанти» — розміри, кольори, об'єми. Один товар, кілька варіантів: футболка S, M, L — це один товар із трьома варіантами, а не три товари. Залишок рахується по кожному варіанту окремо.
• «Мітки» — групи, за якими товар знаходять на касі («Кава», «Взуття», «Новинки»). Мітці можна дати «Колір плитки», щоб на касі вона виділялася.
• «Знижка товару» — постійна знижка саме на цю позицію.
• «Що це за товар» — «Звичайний товар» або «Складений». Складений збирається з інших: букет зі стебел, латте з зерна й молока. Про це — у посібниках квіткового магазину і ресторану та кав'ярні.

Мітки — це не папки. Один товар може мати кілька міток одночасно, і на касі він з'явиться під кожною.

Крок 5. Склад

Розділ «Склад». Зверху — «Огляд залишків» і «Мало на складі»; нижче — «Останні документи».

Товар не з'являється на складі сам: його заводять документом. Документів п'ять:

Документ	Коли потрібен
«Прихід»	привезли товар від постачальника
«Списання»	зіпсувалося, розбилося, віддали в подарунок
«Корекція»	перерахували й побачили розбіжність
«Інвентаризація»	повний перерахунок магазину
«Виробництво»	зібрали складений товар наперед (букети, заготовки)

Кожен документ спершу «Чернетка» — його можна правити скільки завгодно, і на залишки він не впливає. Щойно ви його проводите, він стає «Проведено» і залишки змінюються. Помилилися — документ можна «Скасовано», і рухи повернуться назад. Проведений документ не редагують: його скасовують і роблять новий. Так історія складу завжди показує, що саме сталося і коли.

З чого почати: зробіть один «Прихід» на весь товар, який зараз лежить у магазині. Це і буде ваш стартовий залишок.

Якщо товар приходить упаковками

Олію возять пляшками по літру, футболки — коробками по дванадцять. У картці товару, під характеристиками, є «Фасування»: скільки базових одиниць в одній упаковці (1000) і як вона зветься («пляшка»).

Після цього на приході зʼявиться перемикач «пляшка / мл». Пишете «5» — під полем видно «5 × пляшка = 5000 мл», і на склад ляже 5000 мл. Рахувати в голові більше не треба.

Дві речі, які варто знати відразу:

• Склад завжди рахується в базовій одиниці. Упаковка — це лише зручність у полі введення. Тому якщо ви завтра переміряєте пляшку і напишете 900 замість 1000, старі документи не зміняться: у них записані міліметри й міліметри, а не «пляшки».
• Ціна закупки — за те, що написано в підписі. Коли поле рахує пляшками, підпис каже «Ціна закупки за пляшка», і туди треба вписати ціну пляшки (120 ₴), а не мілілітра. Перемкнете на «мл» — ціна перерахується сама (0,12 ₴), щоб підпис ніколи не брехав.

Списання і корекція відкриваються в базових одиницях: у бін іде 200 мл, а не «0,2 пляшки».

Крок 6. Клієнти і знижки

Розділ «Клієнти». Постійному покупцеві заводять картку — ім'я, телефон, персональна знижка. На касі продавець обирає клієнта, і знижка підставляється сама.

Знижки бувають трьох видів, і вони не сперечаються між собою:

1. Знижка товару — постійна, задана в картці товару.
2. Знижка клієнта — постійна, задана в картці клієнта.
3. «Знижка на чек» — разова, її ставить продавець на касі.

Товар, у якого вже є власна знижка, не потрапляє під знижку на весь чек: інакше знижка нараховувалася б двічі.

Крок 7. Звіти

Розділ «Сьогодні». Тут «Загальний огляд продажів» за вибраний «Період» («Від» — «До»):

• «Виручка», «Чистий дохід», «Середній чек», «Повернення»;
• «Оплата» — скільки пройшло через «Готівка», скільки через «Картка»;
• «Дохід за днями» — за якими днями йде торгівля;
• «Популярні товари» — що беруть найчастіше.

Розділ «Продажі» — список усіх чеків. Звідти ж оформляють повернення: знаходите чек, обираєте позицію, повертаєте. Повернення повертає товар на склад саме в тій кількості, яка була продана.

Магазин зі своєю спеціалізацією отримує на «Сьогодні» ще кілька плиток і власний розділ у бічному меню: кав'ярня — «Кафе» (food cost, пік замовлень і матриця меню — що тримати, що переписати ціною, що прибрати), квітковий — «Квіти». Докладніше в посібнику ресторану й кав'ярні і посібнику квіткового магазину.

Крок 8. Обладнання

Цей розділ є тільки у програмі каси на комп'ютері — у браузері принтера немає.

«Обладнання» — вибір принтера чеків і його ширини (58 або 80 мм), кнопка тестового друку. У кав'ярні та ресторані сюди додаються принтер кухні й принтер бару — про них у посібнику ресторану.

Крок 9. Фіскалізація (ПРРО)

Розділ «Фіскалізація» — якщо ви зобов'язані видавати фіскальні чеки. Тут вводять доступи вашого постачальника ПРРО, і далі каса сама реєструє кожен чек у податковій.

Що варто знати одразу:

• Зміна відкривається і закривається на касі, у розділі «Зміна». Закривати її щовечора — ваш обов'язок; якщо забули, система закриє її сама, не давши перетнути добову межу.
• Офлайн-режим — окремий перемикач у «Фіскалізації». Він дозволяє продавати, коли інтернет зник: каса бере наперед видані податкові коди й реєструє чеки, щойно зв'язок повернеться. Держава дає на це не більше 36 годин поспіль і 168 годин на місяць, і каса рахує обидві межі за вас.
• Доступи ПРРО зберігаються зашифрованими й ніколи не показуються назад — ані вам, ані нікому. Видно лише позначку, що вони введені.

Крок 10. Вигляд меню

Розділ «Вигляд меню» — необов'язковий, але приємний. Тут можна перейменувати пункти меню, поміняти їхні значки й порядок під звички вашої команди. Скажімо, назвати «Каса» словом «Продаж», а «Склад» підняти вище за «Товари».

Прибрати пункт або додати новий тут не можна — тільки перейменувати й переставити. Набір пунктів визначає те, що підключено вашому магазину.